国际采购询价单RFQ应该怎么写？

明确产品名称和技术规格

RFQ应清楚描述需要采购的产品，包括产品名称、型号、用途、材料、尺寸、颜色、性能参数、技术标准及可接受的公差。对于定制产品，应附上图纸、技术文件、图片或经确认的样品要求。不要只写笼统的产品名称，因为不同供应商可能根据不同的规格理解需求，导致报价无法直接比较。

填写数量、包装和交货要求

说明首次采购数量、预计后续采购量、每批数量、包装方式、标签要求、交货地点和期望交期。如果需要分批交货或特殊包装，也应提前说明。对于大型设备或工业零部件，应写明安装环境、配套要求或其他影响生产与运输的条件。完整的数量和交货信息有助于供应商准确估算生产及运输成本。

说明质量、认证和检验标准

列出必须达到的质量标准、适用法规、检测要求和所需认证文件。若采购产品涉及食品安全、电气安全、化学品限制或其他监管要求，应说明目的市场和适用标准。还应明确是否需要生产过程检验、出货前检验、第三方测试报告或批次质量证明，以及相关费用由哪一方承担。

明确报价和商务条件

要求供应商列明单价、总价、报价币种、最小起订量（MOQ）、不同采购数量对应的价格、模具或开机费用、样品费用、生产周期和报价有效期。说明希望采用的Incoterms贸易术语及准确地点，例如FOB指定装运港或DAP指定交货地址，并要求供应商明确哪些运费、保险、关税或其他费用不包含在报价内。付款方式和付款时间也应尽可能事先说明。

设置统一的报价回复格式

建议要求所有供应商按照相同结构回复，包括产品规格确认、单价、最低订购量、样品条件、交货周期、包装、付款条件、适用证书、报价有效期和排除项。收到报价后，按同一基准比较总成本、质量、产能和交付风险。美国国际贸易管理局提供国际销售和出口交易相关指导，可参考https://www.trade.gov/find-buyers-and-partners。若使用RFQ平台，也应遵守平台的询价字段和文件要求。