¿Cómo responder a una solicitud de cotización RFQ de un comprador?

Revisa cuidadosamente todos los requisitos de la RFQ

Examina la descripción del producto, las especificaciones, la cantidad, el embalaje, el destino, el plazo de entrega y los requisitos de calidad. Comprueba si el comprador exige certificaciones, muestras, informes de ensayo, documentos de origen o condiciones contractuales específicas. Antes de cotizar, verifica que tu fábrica pueda cumplir con los requisitos técnicos y de producción indicados.

Solicita aclaraciones cuando falte información

Si faltan dimensiones, materiales, cantidades, destino o condiciones de entrega, formula preguntas concretas para evitar errores de precio o alcance. Si decides presentar una oferta preliminar basada en supuestos, indica claramente cuáles son y cómo podrían modificar el precio o el plazo. No interpretes en silencio requisitos ambiguos que podrían provocar una disputa posterior.

Incluye todos los términos comerciales importantes

Indica el precio unitario y total, la moneda, las cantidades cotizadas, el pedido mínimo, los gastos adicionales y la validez de la oferta. Especifica el plazo de producción y entrega, el Incoterm acordado con su lugar designado, la forma de pago, el embalaje y los documentos incluidos. Identifica los conceptos excluidos, como transporte, seguro, aranceles o entrega final, para que el comprador pueda comparar ofertas equivalentes.

Adjunta información técnica y pruebas de capacidad

Incluye fichas técnicas, dibujos, fotografías, certificados pertinentes, informes de ensayo o información sobre muestras cuando ayuden a evaluar tu propuesta. Confirma qué requisitos puedes cumplir y señala las condiciones que dependan de una validación adicional. No presentes certificaciones, disponibilidad de inventario o fechas de entrega como confirmadas si todavía no lo están.

Da seguimiento a la cotización

Envía la oferta en el formato solicitado y confirma que el comprador la ha recibido. Registra la fecha de envío, la validez, las preguntas pendientes y el plazo estimado de decisión. Si el comprador solicita cambios de cantidad, especificaciones o condiciones de entrega, recalcula el coste y actualiza la cotización por escrito. Un seguimiento breve y oportuno permite aclarar dudas sin presionar innecesariamente al comprador.