¿Qué información incluir en una solicitud de cotización internacional?

Identificación y descripción del producto

Indica el nombre del producto, el código o modelo, las dimensiones, los materiales, el color, las tolerancias y las características funcionales relevantes. Incluye planos, fotografías, fichas técnicas o muestras de referencia cuando sea necesario. Si el producto debe cumplir una norma técnica o una especificación determinada, identifica claramente el requisito y la versión aplicable para evitar que los proveedores coticen productos distintos.

Cantidad, embalaje y destino

Especifica la cantidad inicial, las cantidades potenciales para pedidos futuros, los requisitos de embalaje y etiquetado, y el país y la dirección de entrega. Indica la fecha en que necesitas recibir la mercancía y pregunta por la cantidad mínima de pedido. Si necesitas varias entregas o envíos parciales, explica el calendario previsto para que el proveedor pueda evaluar la viabilidad.

Requisitos de calidad y documentación

Define los estándares de calidad, las tolerancias, los métodos de inspección y los criterios de aceptación. Especifica los certificados de conformidad, informes de ensayo, certificados de análisis, documentos de origen u otros registros necesarios según el producto y el destino. Indica si necesitas muestras previas, una inspección antes del envío o pruebas realizadas por un laboratorio independiente, y aclara quién asumirá los costes correspondientes.

Condiciones comerciales que debe cotizar el proveedor

Solicita el precio unitario, los descuentos por volumen, los costes de herramientas o personalización, la MOQ, el tiempo de fabricación y la disponibilidad de muestras. Pide las condiciones de pago, la moneda, la validez de la cotización y el Incoterm propuesto junto con el lugar convenido y la versión aplicable. Solicita que el proveedor indique los gastos incluidos y excluidos, especialmente el transporte, el seguro, el despacho aduanero y la entrega final.

Datos de contacto y plazo de respuesta

Incluye el nombre de la empresa compradora, la persona de contacto, el cargo, el correo comercial y los datos necesarios para responder. Establece una fecha razonable para recibir las cotizaciones y proporciona un canal para resolver dudas. Si hay campos obligatorios, utiliza el mismo formato para todos los proveedores; así podrás comparar las respuestas con mayor precisión y detectar ofertas incompletas.