Türkiye'den AB'ye makine ihracatı: CE uygunluğu, teknik dosya ve alıcı belgeleri

Türkiye'den AB'ye makine ihraç etmek için ürünün kapsamını belirleyin, CE uygunluk sürecini teknik kanıtlarla destekleyin ve alıcıya sunulacak belgeleri satıştan önce netleştirin.

CE uygunluğu için önce hangi kapsam belirlenmeli?

CE uygunluğu çalışması, makinenin amaçlanan kullanımı, teslim konfigürasyonu ve ekonomik operatör rollerinin belirlenmesiyle başlar. Teklif vermeden önce tamamlanmış makine, kısmen tamamlanmış makine ve entegre üretim hattı ayrımı açıklığa kavuşturulmalıdır.

Ürünü ticari adıyla değil, işleviyle tanımlayın

“Paketleme makinesi” veya “pres hattı” gibi ticari tanımlar, uygunluk değerlendirmesini tek başına yönlendiremez. İşlenen malzeme, hareketli parçalar, enerji kaynakları, operatör müdahaleleri ve diğer ekipmanlarla bağlantılar teknik kapsamı değiştirir.

Ön değerlendirmede şu sorulara cevap verin:

• Makine bağımsız çalışabiliyor mu, başka bir makineye entegre edilmesi mi gerekiyor?
• Besleme, boşaltma, temizlik ve bakım sırasında insan müdahalesi nerede gerçekleşiyor?
• Koruyucular, güvenlik devreleri ve kontrol yazılımı teslimata dahil mi?
• Nihai montajı ve hat entegrasyonunu kim yapacak?
• Patlayıcı ortam, basınçlı ekipman veya başka özel risk alanları var mı?

Kısmen tamamlanmış makine için belge yaklaşımı, tamamlanmış makineyle aynı değildir. Birleştirme beyanı ve montaj talimatlarının gerekip gerekmediğini, ilgili kapsam hükümlerinden doğrulayın; bu belgeleri tamamlanmış makinenin uygunluk beyanıyla karıştırmayın.

Tek bir mevzuat başlığına dayanmayın

Makine güvenliğinin yanında elektromanyetik uyumluluk, elektriksel riskler veya başka ürün düzenlemeleri de değerlendirmeye girebilir. Hangi düzenlemenin hangi riski kapsadığı ve olası istisnalar, ürünün gerçek tasarımına göre incelenmelidir.

Uygulanabilir mevzuat ve uyumlaştırılmış standartlar için Avrupa Komisyonunun ilgili ürün sayfalarını, EUR-Lex kayıtlarını ve AB Resmî Gazetesi referanslarını kontrol edin. Bir standardın güncel baskısı ile mevzuat kapsamında uygunluk varsayımı sağlayan referansı her zaman aynı olmayabilir.

Karar noktası: Alıcının “CE belgeli olsun” talebi teknik kapsam değildir. Teklif ekinde makine sınırlarını, dahil edilen ekipmanları ve entegrasyon sorumluluklarını yazılı olarak tanımlayın.

Yeni Makine Tüzüğü'ne geçiş nasıl planlanmalı?

Geçiş planı, yalnızca sevkiyat takvimine değil, ilgili ürünün piyasaya arzı ve hizmete sunulması açısından uygulanacak hükümlere dayanmalıdır. Tasarım, yazılım, dokümantasyon ve sözleşme takvimi birlikte değerlendirilmelidir.

Resmî metni proje takvimiyle eşleştirin

2006/42/AT Makine Direktifi ile (AB) 2023/1230 Makine Tüzüğü arasındaki geçişi, EUR-Lex üzerindeki resmî metinler ve varsa düzeltmeler üzerinden doğrulayın. Uygulama tarihleri, geçiş hükümleri ve belirli ürünler için değerlendirme yolu konusunda teklif tarihindeki bilginin teslim tarihinde de geçerli olacağını varsaymayın.

Uzun terminli projelerde sözleşme imzası, üretim bitişi, sevkiyat ve piyasaya arz farklı zamanlara denk gelebilir. Bu nedenle siparişin alındığı tarihi tek başına esas almak yerine, somut işlem için uygulanacak rejimi yetkin bir ürün uygunluğu danışmanıyla değerlendirin.

Tasarım değişikliklerini belge değişikliğinden ayırın

Geçiş hazırlığını, uygunluk beyanındaki mevzuat numarasını değiştirmeye indirgemeyin. Bağlantılı makineler, uzaktan erişim, güvenlikle ilişkili yazılım değişiklikleri ve dijital talimat kullanımı gibi konuları yeni metin bakımından ayrıca inceleyin.

İnceleme alanı	Dosyada aranacak kanıt	Geçiş hazırlığında doğrulanacak konu
Ürün sınıflandırması	Makine tanımı, kullanım amacı, konfigürasyon	Ürün kategorisi ve değerlendirme yolunun etkilenmesi
Güvenlik kontrol sistemi	Güvenlik fonksiyonları, hesaplar, doğrulama kayıtları	Yazılım ve bağlantı risklerinin kapsamı
Talimatlar	Dil sürümleri, kullanım ve bakım açıklamaları	Dijital sunum koşulları ve basılı bilgi ihtiyacı
Değişiklik yönetimi	Tasarım ve yazılım revizyon geçmişi	Değişikliğin yeni bir değerlendirme gerektirip gerektirmediği
Beyan ve işaretleme	Ürün kimliğiyle eşleşen belge taslakları	Uygulanacak rejime göre içerik ve atıflar

Tabloyu bir mevzuat kontrolünün yerine değil, proje toplantısının gündemi olarak kullanın. Açık kalan her konu için sorumlu kişi, resmî kaynak ve karar tarihi kaydedin.

Teknik dosya nasıl hazırlanmalı ve korunmalı?

Teknik dosya, makinenin risklerinin nasıl değerlendirildiğini ve alınan önlemlerin hangi kanıtlarla desteklendiğini gösterir. Bir araya getirilmiş kataloglar ve bileşen sertifikaları, makine düzeyindeki mühendislik değerlendirmesinin yerini tutmaz.

Risk değerlendirmesini tasarıma bağlayın

Risk değerlendirmesi; kullanım, ayar, temizlik, bakım ve öngörülebilir yanlış kullanım senaryolarını ele almalıdır. Her önemli risk için tasarım önlemini, koruyucu tedbiri, doğrulama yöntemini ve kalan riske ilişkin kullanıcı bilgisini ilişkilendirin.

Örneğin bir erişim kapağında emniyet anahtarı bulunması tek başına yeterli kanıt değildir. Tehlikeli hareketin durma süresi, erişim süresi, kilitleme ihtiyacı ve güvenlik fonksiyonunun performansı birlikte değerlendirilmelidir.

Teknik dosya çalışma dizini şu başlıklardan kurulabilir:

• Genel makine tanımı, sınırlar ve amaçlanan kullanım.
• Yerleşim, mekanik çizimler, elektrik ve akışkan gücü şemaları.
• Risk değerlendirmesi ve uygulanabilir gereklerle eşleştirme.
• Kullanılan standartların sürümleri ve uygulama kapsamları.
• Güvenlik fonksiyonu hesapları, testler ve doğrulama kayıtları.
• İlgili bileşen belgeleri ve tedarikçi teknik verileri.
• Talimatlar, etiket örnekleri ve beyan kayıtları.
• Üretim kontrolü, değişiklik ve seri numarası izlenebilirliği.

Her kanıtı teslim edilen makineyle eşleştirin

Test edilen prototiple sevk edilen makine arasındaki farklılıkları görünür kılın. Motor gücü, koruyucu geometrisi, kontrol yazılımı veya güvenlik bileşeni değiştiğinde önceki testlerin geçerliliğini yeniden değerlendirin.

Dosyanın saklanma süresi, yetkili makamlara sunulma biçimi ve ilgili sorumlulukları uygulanabilir mevzuattan doğrulayın. Şirket içinde dosyanın sahibi, erişim yetkileri ve yedekleme yöntemi de tanımlanmalıdır.

Uyarı: Bileşenin CE işareti veya tedarikçi test raporu, nihai makinenin otomatik olarak uygun olduğu anlamına gelmez. Entegrasyonun doğurduğu riskler ayrıca ele alınmalıdır.

AB alıcısına hangi belgeler sunulmalı?

Alıcı belge paketi, uygunluk belgeleri, işletme bilgileri ve ticari sevkiyat evrakı olarak ayrılmalıdır. Teknik dosyanın tamamını paylaşmak ile alıcının makineyi güvenli kullanması için gereken bilgileri sağlamak aynı işlem değildir.

Belge teslim matrisini sözleşmeye ekleyin

Aşağıdaki matris, üreticinin teklif aşamasında alıcıyla netleştirebileceği teslim kapsamını gösterir. Her belgenin hukuki gerekliliğini ve dilini ürün, hedef ülke ve uygulanabilir rejim bakımından ayrıca doğrulayın.

Belge	İşlevi	Alıcıyla netleştirilecek husus
Uygunluk beyanı	İlgili mevzuata uygunluk açıklaması	Doğru beyan türü, ürün kimliği, dil ve imza
Kullanım ve bakım talimatları	Güvenli kullanım ve müdahale bilgisi	Hedef dil, format, teslim sürümü
Birleştirme beyanı ve montaj talimatları	Kısmen tamamlanmış makinenin entegrasyonu	Uygulanabilirlik ve entegratörün sorumluluğu
FAT/SAT raporları	Sözleşmedeki kabul kriterlerinin kaydı	Test kapsamı, tanık katılımı, uygunsuzluk kapatma
Bileşen ve test belgeleri	Belirli teknik iddiaların desteği	Paylaşılacak alt küme ve gizlilik
Teknik dosya	Tasarım ve uygunluk kanıtları	Alıcı erişiminin kapsamı ve ticari sırların korunması
Fatura, çeki listesi, taşıma belgesi	Ticari ve lojistik işlem bilgisi	Ürün tanımı, miktar, ağırlık, teslim bilgileri

Tam teknik dosyanın alıcıya otomatik teslim edileceğini varsaymayın. Sözleşmesel erişim haklarını; yetkili makamların talepleri, uygulanabilir yükümlülükler ve güvenli kullanım için gerekli bilgi paylaşımından ayrı düzenleyin.

Kabul testi ile uygunluk değerlendirmesini ayırın

FAT, sevkiyat öncesi fabrika kabul testini; SAT ise kurulum yerindeki kabul testini ifade eder. Kapasite, çevrim süresi veya ürün toleransı gibi ticari performans kriterlerinin karşılanması, tek başına CE uygunluğunu kanıtlamaz.

Kabul protokolünde test malzemesini, çalışma koşullarını, ölçüm yöntemini ve tekrar test prosedürünü yazın. Güvenlik doğrulamalarını performans testleriyle ilişkilendirin ancak ayrı sonuçlar olarak kaydedin.

RFQ yanıtı ve ihracat teklifi nasıl hazırlanmalı?

Güçlü bir makine teklifi, teknik kapsamı, belge teslimlerini ve kabul koşullarını fiyatla birlikte tanımlar. Uygunluk çalışmasının maliyeti ve süresi belirsiz bırakılırsa sipariş sonrasında kapsam uyuşmazlığı doğabilir.

Teklifte sorumlulukları açıkça dağıtın

RFQ yanıtında model, kapasite varsayımları, yardımcı tesisat ihtiyacı, dil seçenekleri ve kurulum kapsamını belirtin. Koruyucu çit, konveyör, robot hücresi veya saha bağlantısı gibi hariç tutulan unsurları ayrıca listeleyin.

Incoterms 2020 kuralını belirlenmiş yerle birlikte yazın; örneğin yalnızca “FCA” demek yerine teslim noktasını tanımlayın. Incoterms; teslim, risk ve belirli maliyetleri düzenler, CE sorumluluklarını, mülkiyet devrini veya kabul şartlarını tek başına çözmez.

HS Code ve AB tarafındaki ilgili tarife sınıflandırmasını makinenin işlevine göre doğrulayın. A.TR dolaşım belgesinin uygunluğu ve gümrükte istenecek belgeler için gümrük müşavirinizden görüş alın; A.TR, ürün güvenliği uygunluğunun kanıtı veya menşe belgesi değildir.

Siparişten sevkiyata kontrol listesi

• 1. Kapsamı sabitleyin: Modeli, kullanım amacını, hedef ülkeyi ve entegrasyon sınırlarını yazın.
• 2. Mevzuat planını doğrulayın: Geçiş hükümlerini ve uygunluk değerlendirme yolunu resmî kaynaklardan kontrol edin.
• 3. Risk çalışmasını tamamlayın: Önlemleri çizim, hesap ve test kayıtlarıyla eşleştirin.
• 4. Belge matrisini onaylatın: Dil, format, paylaşım kapsamı ve teslim tarihlerini kararlaştırın.
• 5. Kabul kriterlerini imzalatın: FAT/SAT kapsamını ve açık hususların kapatma yöntemini belirleyin.
• 6. Revizyonları dondurun: Beyan, etiket, talimat ve yazılım sürümünü teslim konfigürasyonuyla eşleştirin.
• 7. Sevkiyatı kontrol edin: Ticari evrak, ambalaj, taşıma ve gümrük bilgilerini tutarlılık açısından inceleyin.
• 8. Değişiklikleri izleyin: Saha müdahaleleri ve güncellemeler için değerlendirme kaydı tutun.

BIGEXPORT, yapay zekâ destekli, gizli B2B RFQ iletişim ve eşleştirme platformudur; RFQ'lar herkese açık bir panoda yayımlanmaz. İşlemlerden komisyon almaz, sözleşmelere taraf olmaz ve ödeme, teslimat veya kalite garantisi vermez. Taraflar kendi ticari ve teknik incelemelerinden sorumludur.