Làm sao đo hiệu quả từ các yêu cầu báo giá quốc tế?

Theo dõi số lượng và chất lượng RFQ

Ghi nhận số lượng RFQ nhận được trong từng giai đoạn, nguồn yêu cầu, quốc gia của người mua, loại sản phẩm và thời điểm nhận. Sau đó, phân loại yêu cầu theo mức độ phù hợp với năng lực sản xuất, số lượng tối thiểu, thông số kỹ thuật, thị trường mục tiêu và điều kiện thương mại. Một RFQ có đầy đủ thông tin và phù hợp với sản phẩm thường hữu ích hơn một yêu cầu không rõ nguồn gốc hoặc không đáp ứng khả năng cung cấp của doanh nghiệp.

Đo thời gian phản hồi và tỷ lệ gửi báo giá

Theo dõi thời gian từ lúc nhận RFQ đến khi phản hồi lần đầu và gửi báo giá hoàn chỉnh. Tính tỷ lệ RFQ đủ điều kiện được chuyển thành báo giá bằng cách chia số báo giá đã gửi cho số RFQ đủ điều kiện trong cùng kỳ. Nếu nhiều yêu cầu không được báo giá, hãy xác định nguyên nhân như thiếu thông số, giá thành không phù hợp, thiếu công suất hoặc yêu cầu chứng nhận chưa đáp ứng.

Đo tỷ lệ chuyển đổi thành đơn hàng

Tính tỷ lệ chuyển đổi bằng cách so sánh số RFQ dẫn đến đơn hàng với số RFQ đủ điều kiện hoặc số báo giá đã gửi. Cần xác định rõ mẫu số và khoảng thời gian để tránh so sánh các chỉ số không tương đương. Đối với những giao dịch có chu kỳ bán hàng dài, nên theo dõi từng nhóm RFQ theo tháng hoặc quý để có đủ thời gian quan sát kết quả.

Đánh giá giá trị đơn hàng và lợi nhuận

Ngoài số lượng đơn hàng, hãy theo dõi tổng giá trị đơn hàng, biên lợi nhuận, chi phí chuẩn bị báo giá, chi phí lấy mẫu và chi phí phục vụ khách hàng. Một đơn hàng có giá trị cao nhưng biên lợi nhuận thấp hoặc rủi ro thanh toán lớn chưa chắc mang lại kết quả tốt. Đánh giá hiệu quả dựa trên lợi nhuận và chất lượng giao dịch sau khi tính các chi phí có liên quan.

Xây dựng quy trình cải thiện hiệu quả RFQ

Sử dụng một bảng theo dõi hoặc hệ thống quản lý khách hàng để ghi lại nguồn RFQ, thông tin người mua, sản phẩm, giá chào, thời gian phản hồi, trạng thái đàm phán và kết quả cuối cùng. Định kỳ xem xét lý do thắng hoặc mất đơn hàng để điều chỉnh giá, thông tin sản phẩm, cách phản hồi và quy trình xác minh người mua. Bảo đảm các chỉ số được tính nhất quán giữa các kỳ để có thể so sánh và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.