Yêu cầu báo giá RFQ cần có những thông tin nào?

Thông tin người mua và sản phẩm

RFQ cần ghi tên doanh nghiệp mua hàng, thông tin liên hệ và mô tả sản phẩm cần mua. Hãy cung cấp mã sản phẩm nếu có, vật liệu, kích thước, màu sắc, công suất, tiêu chuẩn kỹ thuật và mục đích sử dụng. Đính kèm bản vẽ, hình ảnh hoặc bảng thông số khi cần để nhà cung cấp hiểu chính xác yêu cầu.

Số lượng và yêu cầu chất lượng

Nêu số lượng đặt hàng dự kiến, số lượng có thể mua định kỳ và lịch giao hàng mong muốn. Xác định số lượng đặt hàng tối thiểu cần đáp ứng, tiêu chuẩn kiểm tra, dung sai cho phép và chứng chỉ bắt buộc. Nếu cần mẫu trước khi sản xuất hàng loạt hoặc kiểm định trước khi giao, hãy ghi rõ yêu cầu và bên chịu chi phí.

Điều kiện giao hàng và thanh toán

Nêu điều kiện Incoterms mong muốn cùng địa điểm được chỉ định, chẳng hạn cảng hoặc địa chỉ giao hàng cụ thể. Yêu cầu báo giá thể hiện rõ chi phí đóng gói, vận chuyển, bảo hiểm nếu có, thời gian sản xuất và thời gian giao hàng. Đồng thời, đề nghị nhà cung cấp nêu điều kiện thanh toán, tiền tệ báo giá và thời hạn hiệu lực của giá.

Thời hạn phản hồi và tài liệu cần cung cấp

Đặt thời hạn trả lời và yêu cầu nhà cung cấp xác nhận khả năng đáp ứng từng yêu cầu kỹ thuật. Khi phù hợp, đề nghị cung cấp hồ sơ doanh nghiệp, chứng chỉ chất lượng, thông tin năng lực sản xuất và mẫu sản phẩm. RFQ nên ghi rõ cách gửi câu hỏi, người liên hệ và những thông tin cần được giữ bí mật.