ما المعلومات التي يجب تضمينها في طلب شراء دولي؟
آخر تحديث: 2026-10-16
إجابة مختصرة
يجب أن يتضمن طلب الشراء الدولي هوية المشتري والمورد، ووصف المنتجات ومواصفاتها، والكميات والأسعار والعملة، وشروط الدفع والتسليم، والموعد المطلوب، ومتطلبات التعبئة والجودة والمستندات. ينبغي أيضًا تحديد شروط التجارة الدولية (Incoterms) والمكان المتفق عليه بوضوح، مع توثيق أي متطلبات خاصة بالفحص أو الشهادات أو التعامل مع المنتجات غير المطابقة.
بيانات المشتري والمورد ومرجع الطلب
اذكر الاسم القانوني للمشتري والمورد وعناوينهما وبيانات الاتصال والممثلين المعنيين، إضافة إلى رقم طلب الشراء وتاريخه وأي رقم عرض سعر أو عقد مرتبط به. تساعد هذه البيانات على ربط الطلب بالفاتورة والمراسلات ومستندات الشحن اللاحقة. تأكد من أن الكيان الذي يصدر الفاتورة هو الطرف المتفق عليه في الصفقة أو أن دور أي طرف إضافي موضح ومبرر.
وصف المنتجات والمواصفات والكميات
حدّد اسم المنتج ورقم الطراز أو الصنف والمواد والمقاسات واللون والأداء والتفاوتات المقبولة عند الاقتضاء. اذكر الكمية ووحدة القياس وعدد الطرود والتعبئة المطلوبة، وأرفق الرسومات أو العينات المرجعية أو المواصفات الفنية إذا لزم الأمر. إذا كان المنتج يحتاج إلى شهادة أو اختبار أو معيار معين، فاكتبه بوضوح وحدّد المستند المطلوب ومجال تطبيقه.
الأسعار وشروط الدفع
سجّل سعر الوحدة والسعر الإجمالي والعملة والخصومات وأي تكاليف إضافية متفق عليها، مثل القوالب أو الأدوات أو التغليف الخاص. اذكر طريقة الدفع والدفعات المرحلية وتواريخ الاستحقاق والجهة التي تتحمل الرسوم المصرفية. إذا كان الدفع مشروطًا بمستند أو فحص أو مرحلة إنتاج، فحدّد الشرط والأدلة المطلوبة لتنفيذ الدفعة دون غموض.
شروط التسليم والشحن والمستندات
حدّد تاريخ الجاهزية أو التسليم والوجهة ومكان التسليم المتفق عليه وشروط Incoterms مع ذكر المكان والإصدار. وضّح الطرف المسؤول عن النقل والتأمين والتخليص في بلد التصدير والاستيراد، واذكر المستندات المطلوبة، مثل الفاتورة التجارية وقائمة التعبئة وبوليصة الشحن وشهادة المنشأ أو شهادات المطابقة عند الحاجة. يجب ألا يتعارض طلب الشراء مع العقد أو عرض السعر المعتمد.
الجودة والفحص والتعامل مع عدم المطابقة
حدّد معايير القبول والفحص المطلوب ومكانه وموعده والجهة التي ستنفذه. وضّح كيفية الإبلاغ عن العيوب والكميات الناقصة أو الأضرار، والمهلة المقررة للإخطار، والإجراءات المتفق عليها للإصلاح أو الاستبدال أو التعويض حيثما يسمح العقد والقانون. أدرج كذلك مدة صلاحية عرض السعر وأي شروط خاصة بالإلغاء أو التعديل، مع مراعاة العقد والقانون الواجب التطبيق.
مراجعة الطلب قبل اعتماده وإرساله
راجع جميع البيانات مع عرض السعر النهائي والمواصفات المعتمدة، وتأكد من صحة الأرقام والكميات والعملة والعناوين وشروط التسليم. حدّد الأشخاص المخولين بالموافقة على أي تغيير في المواصفات أو الكميات أو السعر أو الموعد. احتفظ بنسخة معتمدة من طلب الشراء والمرفقات والمراسلات لتسهيل متابعة الطلبية وحل أي اختلاف لاحقًا.