O que fazer quando um fornecedor internacional entrega produtos fora da especificação?

Documentação da não conformidade

Inspecione os produtos recebidos e registre as diferenças em relação às especificações contratuais. Tire fotografias, identifique lotes e números de série, guarde amostras quando possível e obtenha relatórios de ensaio ou inspeção. Registre quantidades afetadas, defeitos encontrados e eventuais impactos na produção ou na revenda. Preserve embalagens e documentos de transporte se forem relevantes para demonstrar a condição da mercadoria.

Notificação formal ao fornecedor

Comunique o problema por escrito dentro do prazo estabelecido no contrato ou na legislação aplicável. Identifique o pedido, a especificação descumprida, as quantidades afetadas e as evidências disponíveis. Solicite uma resposta com prazo definido e evite descartar, modificar ou devolver os produtos antes de documentar a situação e combinar o procedimento, salvo quando houver necessidade urgente de segurança ou obrigação legal.

Soluções comerciais possíveis

Dependendo da gravidade e do contrato, as soluções podem incluir reparação, substituição, reembolso, desconto negociado ou devolução. Defina quem pagará o transporte de retorno, os custos de inspeção e os encargos adicionais. Se apenas parte do lote estiver afetada, avalie se a separação dos produtos conformes é possível sem comprometer os direitos contratuais do comprador.

Prevenção de novos problemas

Antes do próximo pedido, revise as especificações, aprove uma amostra de referência e estabeleça critérios de aceitação mensuráveis. Considere uma inspeção independente antes do embarque e inclua no contrato os procedimentos para produtos não conformes. Se não houver acordo, procure orientação jurídica sobre os prazos para reclamação, os recursos disponíveis e o mecanismo de resolução de disputas aplicável à transação.