Uluslararası alım talebi (RFQ) nasıl hazırlanır?

Uluslararası ticarette RFQ (Request for Quotation), bir alıcının belirli bir ürün veya hizmet için tedarikçilerden fiyat teklifi ve ticari koşullar istemesini sağlayan satın alma talebidir. RFQ'nun temel amacı, tedarikçilerin aynı gereksinimleri esas alarak teklif vermesini ve alıcının bu teklifleri karşılaştırabilmesini sağlamaktır. Ürün bilgileri eksik veya belirsiz olduğunda fiyatlar, kalite düzeyleri ve teslimat koşulları birbirinden farklı olabilir.

1. RFQ hazırlamadan önce hangi bilgileri belirlemelisiniz?

Talebi oluşturmadan önce satın alınacak ürünü, kullanım amacını ve tedarikçiden beklenen koşulları netleştirin. Her ürün grubu aynı ayrıntıları gerektirmese de aşağıdaki bilgiler çoğu uluslararası alım talebinin temelini oluşturur.

• Ürün adı ve tanımı: Ürünün tam adı, modeli, kullanım alanı ve varsa ürün kodu.

• Teknik özellikler: Ölçü, malzeme, bileşim, kapasite, renk, performans veya kalite sınıfı gibi ürüne özgü kriterler.

• Miktar: İlk sipariş adedi, ağırlığı veya hacmi; gerekiyorsa aylık ya da yıllık tahmini satın alma miktarı.

• Kalite ve uygunluk: Gerekli testler, standartlar, sertifikalar, numune beklentisi ve kabul kriterleri.

• Teslimat bilgileri: Varış ülkesi ve teslimat yeri, istenen teslim tarihi ve tercih edilen teslim şekli.

• Ticari beklentiler: Para birimi, teklifin geçerlilik süresi, ödeme koşulları ve fiyatın hangi masrafları kapsaması gerektiği.

2. Ürün tanımını mümkün olduğunca ölçülebilir yazın

“Kaliteli ambalaj malzemesi” veya “uygun fiyatlı elektronik ürün” gibi genel ifadeler, tedarikçinin tam olarak neye teklif vermesi gerektiğini açıklamaz. Bunun yerine ölçülebilir teknik bilgiler ve kabul edilebilir özellikler kullanın. Ürünün teknik çizimi, fotoğrafı, teknik veri sayfası veya şartnamesi varsa talebe ekleyin.

Örneğin, ambalaj ürünü için yalnızca “karton kutu” yazmak yerine kutunun iç ölçülerini, karton türünü, taşıma kapasitesini, baskı gereksinimlerini, renkleri ve sipariş miktarını belirtin. Bazı özellikler henüz kesin değilse bunları açıkça yazın ve tedarikçiden alternatif seçenekler sunmasını isteyin.

3. Miktar, fiyat ve teslimat beklentilerini netleştirin

Fiyatın anlamlı biçimde karşılaştırılabilmesi için sipariş miktarını ve fiyatlandırma birimini belirtin. Tedarikçiden birim fiyatın yanında toplam bedeli, minimum sipariş miktarını, varsa kalıp veya kurulum ücretlerini, paketleme maliyetini ve teklifin geçerlilik süresini bildirmesini isteyin. Fiyatın ürünün fabrikadan teslim bedeli mi yoksa belirli bir noktaya kadar taşımayı da içeren bir fiyat mı olduğunu açıklığa kavuşturun.

Uluslararası sevkiyatlarda teslim şekli, teslim yeri ve kullanılan Incoterms sürümü teklifte açıkça belirtilmelidir. Örneğin, FOB veya CIF gibi bir teslim şekli kullanılacaksa uygun taşıma türü ve belirlenmiş limanla birlikte yazılmalıdır. Bu terimler farklı sorumluluklar ve masraflar doğurabileceğinden yalnızca teslim şeklinin kısaltmasını yazmak yerine ilgili teslim noktasını da belirtin.

4. Kalite kontrolü ve gerekli belgeleri belirtin

Ürünün hangi şartları karşılaması gerektiğini RFQ içinde belirtin. Ürüne ve hedef pazara bağlı olarak test raporları, uygunluk belgeleri, teknik dokümanlar veya belirli sertifikalar gerekebilir. Gereksinimlerinizi biliniyorsa belge adı ve standardıyla yazın; henüz emin değilseniz ithalat yapılacak ülkedeki ürün mevzuatını sipariş öncesinde araştırın.

Numune talep ediyorsanız numunenin ücretli olup olmadığını, kargo bedelini ve numunenin seri üretim ürününü temsil etmesi gerekip gerekmediğini belirtin. Üretim öncesi onay, sevkiyat öncesi kontrol veya bağımsız kalite denetimi istiyorsanız bunların hangi aşamada yapılacağını da tanımlayın.

5. Kullanabileceğiniz RFQ örneği

Aşağıdaki örnek, farklı sektörlere uyarlanabilecek temel bir uluslararası alım talebi taslağıdır. Köşeli parantez içindeki alanları kendi ürününüze ve satın alma koşullarınıza göre doldurun.

Uluslararası ürün alım talebi

Ürün: [Ürün adı, model veya ürün kodu]

Teknik özellikler: [Ölçüler, malzeme, kalite sınıfı, standartlar ve diğer özellikler]

Sipariş miktarı: [Miktar ve birim; varsa tahmini tekrar sipariş miktarı]

Kalite ve belgeler: [Gerekli standartlar, sertifikalar, testler veya numune koşulları]

Teslimat yeri ve hedef tarih: [Ülke, şehir veya teslim noktası; istenen tarih]

Teslim şekli: [Tercih edilen Incoterms kuralı ve belirtilen teslim noktası veya tedarikçiden alternatif teklif talebi]

Fiyat teklifi: [Tercih edilen para birimi, birim fiyat, toplam bedel ve teklif geçerlilik süresi beklentisi]

Ödeme koşulları: [Tercih edilen ödeme yöntemi veya tedarikçinin önereceği koşullar]

Lütfen minimum sipariş miktarınızı, üretim sürenizi, paketleme ayrıntılarını, ürün belgelerini ve varsa numune koşullarını da teklifinizde belirtin.

6. Teklifleri karşılaştırılabilir hâle getirin

RFQ hazırlamak kadar gelen teklifleri aynı ölçütlerle değerlendirmek de önemlidir. Tedarikçilerden fiyatı, para birimini, minimum sipariş miktarını, üretim süresini, teslim şeklini, ödeme koşullarını ve kalite belgelerini ayrı ayrı bildirmelerini isteyin. Bir teklifin düşük birim fiyatlı olması, nakliye, sigorta, gümrük ve kalite riskleri eklendiğinde toplamda daha avantajlı olacağı anlamına gelmez.

Teklifleri değerlendirirken şirketin ticari bilgilerini, üretim veya tedarik kapasitesini ve referanslarını da inceleyin. RFQ yanıtı almak, tedarikçinin doğrulanmış olduğu veya sözleşmedeki yükümlülüklerini yerine getireceği anlamına gelmez.

7. RFQ hazırlarken yapılan yaygın hatalar

• Ürün özelliklerini belirsiz bırakmak ve tedarikçilerin farklı ürünler için fiyat vermesine neden olmak.

• Miktar, teslimat noktası veya fiyatın kapsadığı masrafları belirtmemek.

• Gerekli kalite standartlarını ve belgeleri sipariş sonrasına bırakmak.

• Yalnızca en düşük fiyatı esas almak; teslim süresini, ödeme riskini ve toplam maliyeti göz ardı etmek.

• Teklif alındıktan sonra sözlü olarak anlaşılan koşulları sözleşmeye veya sipariş belgelerine aktarmamak.

8. BIGEXPORT üzerinden alım talebi oluşturmak

Uluslararası tedarikçi arayışını başlatmak için BIGEXPORT üzerinden satın almak istediğiniz ürünün özelliklerini, miktarını ve teslimat beklentilerinizi içeren ücretsiz bir alım talebi oluşturabilirsiniz. Yapay zekâ destekli sistem, talep bilgilerinin yapılandırılmasına yardımcı olur ve talebi uygun tedarikçilerle eşleştirmeye çalışır. Talepler herkese açık bir RFQ panosunda yayımlanmaz. Tedarikçi eşleşmesi, teklif veya satış garantisi verilmez; tedarikçi bilgileri ve ticari koşullar sipariş kararı öncesinde ayrıca değerlendirilmelidir.

Sonuç

Etkili bir uluslararası RFQ; açık ürün tanımı, ölçülebilir teknik şartlar, net sipariş miktarı, kalite beklentileri ve tanımlanmış teslimat koşulları içerir. Bu bilgileri baştan düzenli biçimde sunmak, tedarikçilerin doğru teklif vermesini ve tekliflerin adil biçimde karşılaştırılmasını kolaylaştırır. Sipariş vermeden önce şirketi, ürünü, ödeme koşullarını ve sözleşme ayrıntılarını ayrıca doğrulayın.