Yurt dışı tedarikçi denetimi (supplier audit) nasıl yapılır?

Yurt dışı tedarikçi denetimi (supplier audit) nasıl yapılır?

Yurt dışı tedarikçi denetimi; tedarikçinin şirket kayıtlarını, üretim kapasitesini, kalite sistemini, iş güvenliğini, mevzuata uyumunu ve teslimat performansını planlı biçimde inceleyerek yapılır. Önce belge kontrolü ve risk değerlendirmesi yapılır, ardından ihtiyaca göre uzaktan veya yerinde denetim, numune testi ve düzeltici faaliyet takibi uygulanır.

Denetimin kapsamını ve risk seviyesini belirleyin

Denetimden önce ürünün kritik özelliklerini, sipariş büyüklüğünü, tedarikçinin rolünü ve olası aksama etkilerini değerlendirin. İlk defa çalışılacak tedarikçi, güvenlik açısından kritik ürün, karmaşık üretim süreci veya yüksek tutarlı sipariş daha kapsamlı kontrol gerektirebilir. Denetim ölçütlerini, sorumluları ve kabul kriterlerini önceden yazılı olarak belirleyin.

Denetim öncesi belgeleri inceleyin

Şirket sicili, tesis adresi, kalite yönetim sistemi belgeleri, ürün teknik dosyaları, üretim kapasitesi, alt tedarikçi bilgileri, test raporları ve geçmiş uygunsuzluk kayıtlarını isteyin. Sertifikaların geçerliliğini belgeyi düzenleyen kurumdan kontrol edin. Belgelerdeki unvan, adres, ürün modeli ve tesis bilgilerinin birbiriyle örtüşmesini sağlayın.

Üretim ve kalite süreçlerini değerlendirin

Yerinde denetimde üretim akışını, hammadde kabulünü, ekipman bakımını, proses kontrollerini, ölçüm cihazlarının kalibrasyonunu, parti izlenebilirliğini ve uygunsuz ürünlerin nasıl ayrıldığını inceleyin. Personelle görüşün ve yalnızca hazırlanmış sunumları değil, süreçlerin gerçek uygulamasını gözlemleyin. Ürün riskine göre bağımsız laboratuvar testi veya sevkiyat öncesi muayene planlayın.

İş güvenliği, çevre ve etik konuları kontrol edin

Tesisin faaliyet alanına göre iş sağlığı ve güvenliği, çalışma koşulları, çevresel izinler, atık yönetimi ve alt yüklenici kontrollerini değerlendirin. Ürüne, ülkeye ve alıcı gerekliliklerine göre uygulanması gereken mevzuatı ve sözleşme hükümlerini belirleyin. Denetim kapsamına girmeyen alanları raporda açıkça belirtin.

Bulguları raporlayın ve düzeltmeleri takip edin

Her bulguyu kanıtı, risk seviyesi, sorumlusu ve hedef tamamlanma tarihiyle kaydedin. Kritik uygunsuzluklar giderilmeden üretim veya sevkiyat onayı vermeyin. Tedarikçiden kök neden analizi ve düzeltici faaliyet planı isteyin; kapanış kanıtlarını gözden geçirin ve risk düzeyine göre yeniden denetim yapın.

Denetimin sınırlarını unutmayın

Tek seferlik denetim, gelecekteki teslimat kalitesini veya tedarikçinin mali durumunu garanti etmez. Denetimi numune testi, sözleşme güvenceleri, teslimat performans takibi ve gerektiğinde periyodik yeniden değerlendirmeyle destekleyin. Kritik ürünlerde bağımsız ve yeterli uzmanlığa sahip denetim kuruluşlarından yararlanmayı değerlendirin.

Ticaret Bakanlığı ithalat ürün güvenliği denetimleri: https://www.ticaret.gov.tr/urun-guvenligi/ithalatta-urun-guvenligi-denetimleri