Yurt dışındaki fabrikada sevkiyat öncesi kalite kontrol nasıl yapılır?

Yurt dışındaki fabrikada sevkiyat öncesi kalite kontrol nasıl yapılır?

Sevkiyat öncesi kalite kontrol (Pre-Shipment Inspection, PSI), sipariş edilen ürünlerin gönderilmeden önce sözleşme, teknik şartname ve onaylı numuneye uygunluğunu değerlendirme sürecidir. Kontrol genellikle üretim tamamlanıp ürünlerin büyük bölümü paketlendiğinde, ancak sevkiyat başlamadan önce yapılır. İthalatçı kontrolü kendi ekibiyle yapabilir veya bağımsız bir gözetim şirketinden hizmet alabilir. Kontrolün kapsamı ve kabul kriterleri üretime başlamadan önce yazılı olarak kararlaştırılmalıdır.

1. Kontrol kriterlerini siparişten önce belirleyin

Ürün özelliklerini, malzeme ve ölçüleri, renk ve yüzey kalitesini, performans testlerini, toleransları, ambalajı, etiketleri, aksesuarları ve ürün üzerindeki işaretleri teknik şartnamede tanımlayın. Onaylı numune, çizimler ve fotoğraflar varsa sözleşme veya sipariş ekine ekleyin. Hangi kusurların kritik, büyük veya küçük sayılacağını ve hangi sonuçta partinin kabul ya da reddedileceğini de önceden belirleyin.

2. Denetim zamanını ve örnekleme yöntemini kararlaştırın

Denetimi, üretim tamamlandıktan ve ürünlerin yeterli bölümü paketlenmeye hazır olduktan sonra; mallar fabrikadan çıkmadan önce planlayın. Küçük veya yüksek riskli siparişlerde her ürünü kontrol etmek mümkün olabilir. Büyük partilerde rastgele örnekleme kullanılırsa örnek büyüklüğü ve kabul-red sınırları önceden belirlenmelidir. AQL (Kabul Edilebilir Kalite Limiti), örnekleme planı oluşturmak için kullanılan bir yöntemdir; partide hiç kusur olmayacağını garanti etmez. İlgili sözleşme veya kalite planında hangi standardın ve baskının kullanılacağı açıkça belirtilmelidir.

3. Fabrikada hangi kontroller yapılır?

Denetçi önce ürünün modelini, miktarını, üretim partisini ve paketleme durumunu doğrular. Ardından rastgele seçilen ürünlerde görsel kusurlar, ölçüler, malzeme, işçilik, işlev ve güvenlik özellikleri kontrol edilir. Ürüne bağlı olarak açma-kapama, yük, dayanıklılık, elektriksel veya başka performans testleri yapılabilir. Kutu içeriği, kullanım kılavuzu, etiket, barkod, seri veya parti numarası, koli işaretleri ve paketleme dayanımı da incelenebilir. Testlerin kapsamı ürüne ve sözleşmede tanımlanan şartlara bağlıdır.

4. Miktar ve sevkiyat belgelerini doğrulayın

Fiilî ürün miktarını siparişle karşılaştırın; koli sayısını, ürün başına adetleri, ölçü ve ağırlık bilgilerini, paketleme listesini ve koli işaretlerini kontrol edin. Ürün türüne göre seri numaraları, parti numaraları, üretim tarihi, menşe bilgisi, uygunluk belgeleri ve test raporları da incelenebilir. Sevkiyat belgelerinde yer alan bilgilerle ürün ve ambalaj üzerindeki bilgiler tutarlı olmalıdır.

5. Bağımsız kalite kontrol firması ne zaman kullanılmalı?

İthalatçı fabrikada bulunamıyorsa, ilk kez çalışılan bir tedarikçiyle yüksek tutarlı sipariş veriliyorsa veya ürün teknik açıdan karmaşıksa bağımsız gözetim firması kullanmak yararlı olabilir. Firmadan kontrol kapsamını, numune yöntemini, test ekipmanını, raporlama süresini ve fiyat teklifini önceden isteyin. Denetçinin yalnızca tedarikçinin hazırladığı ürünleri incelemesi yerine numuneleri rastgele seçmesi ve bulguları fotoğraflarla raporlaması önemlidir. Denetim firmasının raporu ürünün her bir biriminin kusursuz olduğunu veya sonraki taşıma aşamalarında hasar oluşmayacağını garanti etmez.

6. Denetim raporuna göre nasıl karar verilir?

Raporu sipariş şartlarıyla karşılaştırın. Sonuç uygunsa sözleşmedeki ödeme ve sevkiyat adımlarına devam edilebilir. Kusur veya eksiklik bulunursa tedarikçiden düzeltme, yeniden üretim, ayıklama ya da tekrar denetim talep edilebilir. Kabul kriterleri karşılanmıyorsa sevkiyatın durdurulması veya ertelenmesi ancak sözleşme ve ödeme koşulları çerçevesinde ele alınmalıdır. Her düzeltme ve yeni kontrolün maliyetini, sorumluluğunu ve son tarihini yazılı olarak kararlaştırın.

7. Ödeme ve sözleşme koşullarını kalite kontrolüne bağlayın

Sevkiyat öncesi kontrolü satın alma sözleşmesinde açıkça düzenleyin. Denetimin ne zaman yapılacağı, hangi kriterlerin esas alınacağı, raporu kimin onaylayacağı, uygunsuz ürünün nasıl düzeltileceği ve tekrar denetim masraflarını kimin karşılayacağı belirtilmelidir. Ödemenin bir kısmının başarılı denetim raporuna bağlanması değerlendirilebilir; ancak ödeme planı, akreditif şartları ve sözleşme hükümleriyle uyumlu olmalıdır. Muayene, varsa ürünün ithalat ülkesindeki zorunlu uygunluk veya gümrük denetimlerinin yerine geçmez.

Kaynaklar: U.S. Trade.gov, sevkiyat öncesi denetim ve kontrol kapsamı: https://www.trade.gov/trade-guide-wto-psi ; ISO 2859-1:2026, parti bazında örnekleme ve AQL yöntemleri: https://www.iso.org/standard/2859-1