Làm thế nào để kiểm tra thông tin tài khoản ngân hàng của đối tác?

Đối chiếu thông tin tài khoản với hồ sơ doanh nghiệp

Trước khi chuyển tiền quốc tế, hãy kiểm tra tên người thụ hưởng, số tài khoản hoặc IBAN nếu được sử dụng, tên ngân hàng, quốc gia ngân hàng và mã SWIFT/BIC khi cần. So sánh các thông tin này với hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ pháp lý của nhà cung cấp. Nếu tên chủ tài khoản khác với tên công ty ký hợp đồng, hãy yêu cầu giải thích bằng văn bản và xác minh cơ sở pháp lý trước khi thanh toán.

Xác minh tài khoản bằng kênh liên lạc độc lập

Sử dụng số điện thoại hoặc phương thức liên lạc đã xác minh từ trước để gọi cho đại diện có thẩm quyền của đối tác. Không dùng riêng số điện thoại hoặc đường dẫn được cung cấp trong email yêu cầu thay đổi tài khoản, vì email có thể bị giả mạo hoặc chiếm đoạt. Với giao dịch có giá trị lớn, nên yêu cầu xác nhận bằng văn bản từ người đại diện được ủy quyền và thực hiện quy trình phê duyệt nội bộ trước khi chuyển tiền.

Kiểm tra thông tin ngân hàng và yêu cầu thanh toán bất thường

Có thể liên hệ ngân hàng của doanh nghiệp hoặc ngân hàng nhận tiền để hỏi về quy trình xác minh thông tin thụ hưởng trong phạm vi dịch vụ được cung cấp. Không phải ngân hàng nào cũng xác nhận mọi chi tiết tài khoản của bên thứ ba. Hãy cảnh giác với yêu cầu chuyển tiền gấp, thay đổi quốc gia nhận tiền, sử dụng tài khoản cá nhân hoặc chuyển tiền sang bên không có vai trò rõ ràng trong hợp đồng.

Quy trình nội bộ để hạn chế gian lận thanh toán

Doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc kiểm tra độc lập trước khi tạo hoặc thay đổi thông tin người thụ hưởng, yêu cầu hai người phê duyệt đối với giao dịch có giá trị lớn và lưu bằng chứng xác minh. Bộ phận kế toán không nên thay đổi thông tin ngân hàng chỉ dựa trên một email. Nếu nghi ngờ đã chuyển tiền vào tài khoản gian lận, hãy liên hệ ngân hàng ngay để yêu cầu hỗ trợ truy soát hoặc thu hồi tiền, đồng thời lưu giữ chứng cứ và báo cáo cơ quan có thẩm quyền khi cần.