Yabancı tedarikçi sözleşmeye aykırı mal gönderirse ne yapılır?

Yabancı tedarikçi sözleşmeye aykırı mal gönderirse ne yapılmalı?

Yabancı tedarikçinin sözleşmede kararlaştırılan ürün yerine farklı ürün göndermesi, eksik miktar teslim etmesi, kalite veya teknik şartları karşılamayan mal göndermesi ya da ambalaj ve belgelerde uygunsuzluk bulunması sözleşmeye aykırılık oluşturabilir. İlk adım, uyuşmazlığı gecikmeden belgelemek ve tedarikçiye yazılı bildirim yapmaktır. Uygulanacak hukuk ve satış sözleşmesinin şartları, sahip olduğunuz hakları ve bildirim sürelerini etkileyebilir.

Ürünleri inceleyin ve kanıtları saklayın

Ürünleri mümkün olan en kısa sürede sipariş, sözleşme, teknik şartname, onaylı numune ve ticari faturayla karşılaştırın. Eksik veya fazla miktarı, ölçü ve malzeme farklılıklarını, hasarı, seri numaralarını ve ambalaj durumunu kaydedin. Fotoğraf ve video çekin; gerekiyorsa bağımsız gözetim firması veya laboratuvardan rapor alın. Ambalajları, numuneleri, taşıma belgelerini ve yazışmaları saklayın. Malı kullanmak, yeniden satmak veya değiştirmek delillerin korunmasını zorlaştırabileceğinden, mümkünse durum netleşene kadar bu işlemleri durdurun.

Tedarikçiye yazılı uygunsuzluk bildirimi gönderin

Tedarikçiye sözleşme veya sipariş numarasını, teslim edilen ürünleri, uygunsuzluğun niteliğini, miktarını ve kanıtlarını belirten yazılı bildirim gönderin. Yalnızca ürünlerin uygun olmadığını söylemek yerine, örneğin kararlaştırılan modelin farklı olduğunu, teknik değerin şartnameden saptığını veya belirli sayıda ürünün eksik geldiğini açıkça yazın. Bildirim sözleşmede kararlaştırılan kanaldan yapılmalı ve gönderim kaydı saklanmalıdır. CISG uygulanıyorsa alıcının malları mümkün olan en kısa sürede incelemesi ve uygunsuzluğun niteliğini belirterek makul süre içinde bildirim yapması gerekebilir.

Çözüm seçeneklerini sözleşmeye göre değerlendirin

Uygunsuzluğun türü ve ağırlığına göre tedarikçiden uygun ürünle değiştirme, eksik miktarı tamamlama, onarım, fiyat indirimi veya doğan zararın karşılanması talep edilebilir. İhlal ciddi ise ve sözleşme ile uygulanacak hukuk buna izin veriyorsa sözleşmenin tamamının ya da ilgili bölümünün sona erdirilmesi de gündeme gelebilir. Hangi çözümün kullanılabileceği, ihlalin önemine, tedarikçiye ek süre verilmesi gerekip gerekmediğine ve sözleşmedeki hükümlerle uygulanacak hukuka bağlıdır. Tek taraflı iptal, ödeme kesintisi veya malları geri gönderme kararı vermeden önce hukuki ve lojistik sonuçları değerlendirin.

Taşıma hasarı ve sigorta olasılığını kontrol edin

Uygunsuzluk taşıma sırasında oluşmuş hasardan kaynaklanıyorsa teslim tutanağını, taşıma belgesini, ambalaj durumunu ve fotoğrafları kontrol edin; taşıyıcıya ve varsa yük sigortacısına sözleşme ve poliçede belirtilen sürelerde bildirim yapın. Incoterms® kuralı masraf ve riskin hangi aşamada geçtiğini belirlemeye yardımcı olur; ancak ürünün sözleşmeye uygun olmasına ilişkin satıcının yükümlülüklerini tek başına ortadan kaldırmaz. Bildirim süreleri kısa olabileceğinden teslim sırasında görülen hasarı tutanakla kayda geçirmek önemlidir.

İade, değiştirme ve ek masrafları yazılı olarak kararlaştırın

Tedarikçiyle çözüm üzerinde anlaşılırsa hangi ürünlerin değiştirileceğini veya onarılacağını, nakliye ve gümrük masraflarını kimin karşılayacağını, yeni teslim tarihini, fiyat düzeltmesini ve varsa iade ödemesinin zamanını yazılı olarak belirleyin. İade veya yeniden sevkiyat yapılacaksa ihracat ve ithalat gümrük işlemleri, vergi etkileri ve taşıma belgeleri için gümrük müşaviriyle görüşün. Anlaşma sağlanamıyorsa ihtar, arabuluculuk, dava veya tahkim seçenekleri satış sözleşmesindeki hukuk ve uyuşmazlık hükümlerine göre incelenebilir.

Gelecekte benzer sorunları önlemek için

Sipariş sözleşmesine ayrıntılı teknik şartname, kalite standardı, onaylı numune, toleranslar, ambalaj şartları, muayene yöntemi ve uygunsuz ürün için uygulanacak çözümleri ekleyin. Yüksek tutarlı siparişlerde üretim sırasında veya sevkiyat öncesinde bağımsız kalite kontrolü yaptırmayı değerlendirin. Ödeme planını kontrol aşamalarına bağlamak ve teslim öncesi belge kontrolü yapmak da riski azaltabilir.

Kaynaklar: UNCITRAL, Milletlerarası Mal Satımına İlişkin Sözleşmeler Hakkında BM Antlaşması (CISG): https://uncitral.un.org/en/texts/salegoods/conventions/sale_of_goods/cisg ; CISG, sözleşmeye uygunluk, inceleme ve bildirim hükümleri: https://cisg-online.org/Text-of-the-Convention/Authentic-English-text-of-the-CISG