Wie dokumentiert man die Prüfung eines ausländischen Geschäftspartners?

Stammdaten und Identität des Geschäftspartners erfassen

Erfassen Sie den vollständigen rechtlichen Namen des Unternehmens, frühere Namen und bekannte Aliasnamen, den eingetragenen Sitz, die Geschäftsanschrift, Registrierungsnummern und relevante Kontaktangaben. Dokumentieren Sie, welche Identifikationsmerkmale überprüft wurden und aus welcher Quelle die Informationen stammen. Bei erhöhtem Risiko sollten auch Eigentumsverhältnisse, wirtschaftlich Berechtigte und die Rolle des Unternehmens innerhalb der Lieferkette nachvollziehbar sein.

Sanktions- und weitere Compliance-Prüfungen festhalten

Notieren Sie die verwendeten Sanktionslisten und Datenbanken, das Datum und den Zeitpunkt der Prüfung sowie die eingegebenen Namen und zusätzlichen Identifikationsmerkmale. Halten Sie fest, ob Treffer gefunden wurden, wie mögliche Übereinstimmungen bewertet wurden und ob weitere Prüfungen erforderlich waren. Je nach Transaktion sollten auch Exportkontrollklassifizierung, Bestimmungsland, Endverwender und Endverwendungszweck erfasst werden.

Quellen und Nachweise revisionsfähig speichern

Bewahren Sie relevante Registerauszüge, Suchergebnisse, geprüfte Dokumente, Geschäftspartnererklärungen, Korrespondenz und interne Prüfnachweise auf. Verwenden Sie einheitliche Dateinamen, eindeutige Geschäftspartnerkennungen und eine nachvollziehbare Ablagestruktur. Die Unterlagen sollten erkennen lassen, welche Daten zum Zeitpunkt der Entscheidung vorlagen und weshalb das Unternehmen das Geschäft freigegeben, zurückgestellt oder abgelehnt hat.

Entscheidungen und Eskalationen dokumentieren

Halten Sie die verantwortliche Person, das Prüfergebnis, offene Fragen, erforderliche zusätzliche Nachweise und etwaige Freigaben fest. Bei einem möglichen Sanktionslistentreffer oder anderen erheblichen Risiken sollte dokumentiert werden, wer den Fall geprüft und auf welcher Grundlage die Entscheidung getroffen hat. Ungeklärte Verdachtsfälle dürfen nicht allein aufgrund einer knappen Aktennotiz als erledigt betrachtet werden; bei Bedarf sind die Compliance-Funktion, Rechtsberatung oder zuständige Behörden einzubeziehen.

Daten regelmäßig aktualisieren und Prüfungen wiederholen

Legen Sie fest, wann eine erneute Prüfung erforderlich ist, beispielsweise vor einer neuen Lieferung, bei geänderten Eigentumsverhältnissen, einem neuen Bestimmungsland oder einer anderen Endverwendung. Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Daten und halten Sie gesetzliche Aufbewahrungs- und Datenschutzanforderungen ein. Die Europäische Kommission bietet Orientierung zur risikobasierten Due Diligence unter https://finance.ec.europa.eu/publications/guidance-due-diligence_en; das BAFA veröffentlicht Hinweise zu innerbetrieblichen Exportkontrollprogrammen unter https://www.bafa.de/DE/Aussenwirtschaft/Ausfuhrkontrolle/ausfuhrkontrolle_node.html.