Wie erstellt man eine Handelsrechnung für den Export?
Aktualisiert: 2026-10-21
Kurze Antwort
Eine Export-Handelsrechnung sollte die Vertragsparteien, das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer, eine genaue Warenbeschreibung, Mengen, Einzelpreise, Gesamtwert, Währung, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen enthalten. Je nach Bestimmungsland und Produkt können weitere Angaben wie Ursprungsland, Zolltarifnummer, Gewichte, Fracht- und Versicherungskosten oder besondere Erklärungen erforderlich sein. Die Rechnung muss mit dem Kaufvertrag und den übrigen Versanddokumenten übereinstimmen.
Angaben zu Exporteur und Käufer
Geben Sie die vollständigen rechtlichen Namen und Anschriften des deutschen Exporteurs und des ausländischen Käufers an. Ergänzen Sie das Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer sowie bei Bedarf weitere Referenzen, beispielsweise die Bestellnummer oder Vertragsnummer. Die Angaben sollten mit dem Kaufvertrag und den Stammdaten der beteiligten Unternehmen übereinstimmen.
Warenbeschreibung, Mengen und Werte
Beschreiben Sie jede Warenposition eindeutig. Geben Sie die Menge, Maßeinheit, den Einzelpreis, den Positionsgesamtwert und den Gesamtbetrag der Rechnung mit der vereinbarten Währung an. Je nach Produkt und Zielland sollten auch Gewichte, Verpackungsart, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Modell- oder Artikelnummer und weitere zur Identifizierung notwendige Angaben aufgenommen werden. Vermeiden Sie ungenaue Bezeichnungen wie „Teile“ oder „Maschinenzubehör“, wenn diese für eine eindeutige Einordnung nicht ausreichen.
Lieferbedingungen, Transport und Zahlung
Nennen Sie die vereinbarten Lieferbedingungen einschließlich der Incoterms-Regel, des genau bezeichneten Ortes und der verwendeten Version. Führen Sie die Zahlungsbedingungen sowie gegebenenfalls vereinbarte Fracht- und Versicherungskosten, Rabatte oder zusätzliche Entgelte nachvollziehbar auf. Die Kosten sollten so dargestellt werden, dass der Käufer und die Zollbehörden erkennen können, wie sich der berechnete Warenwert zusammensetzt. Beachten Sie, dass die Zollwertermittlung im Einfuhrland eigenen Regeln folgt und nicht allein durch die Rechnung festgelegt wird.
Handelsrechnung oder Pro-forma-Rechnung?
Eine Handelsrechnung wird typischerweise für eine entgeltliche Lieferung ausgestellt. Eine Pro-forma-Rechnung kann unter anderem bei bestimmten kostenlosen Mustersendungen oder vor Abschluss einer endgültigen Bestellung verwendet werden. Sie ersetzt nicht automatisch alle später benötigten Rechnungs- oder Zollunterlagen. Prüfen Sie die Anforderungen des Ziellandes und stimmen Sie die Rechnungsart mit dem Käufer und dem Spediteur ab.
Rechnung vor dem Versand kontrollieren
Vergleichen Sie die Handelsrechnung mit der Packliste, dem Transportauftrag, dem Kaufvertrag und der Ausfuhranmeldung. Kontrollieren Sie besonders Warenbeschreibung, Mengen, Werte, Währung, Ursprungsangaben und Lieferbedingungen. Bei einer steuerfreien Ausfuhrlieferung sollte die Rechnung umsatzsteuerlich korrekt erstellt und der erforderliche Ausfuhrnachweis gesichert werden. Weiterführende Hinweise finden Sie bei der IHK Düsseldorf unter https://www.ihk.de/duesseldorf/aussenwirtschaft/aussenwirtschaft/handelsrechnung-2594578 und in der EU-Übersicht unter https://trade.ec.europa.eu/access-to-markets/de/stories/zollabfertigungsdokumente-und-verfahren.