Wie wird eine Ausfuhrlieferung für die Umsatzsteuer nachgewiesen?
Aktualisiert: 2026-10-16
Kurze Antwort
Bei einer steuerfreien Ausfuhrlieferung muss der deutsche Unternehmer nachweisen, dass die Ware tatsächlich aus dem EU-Zollgebiet in ein Drittland gelangt ist und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei elektronischen Ausfuhranmeldungen ist der Ausgangsvermerk ein wesentlicher Ausfuhrnachweis. Je nach Versand- oder Beförderungsfall können auch geeignete Transportbelege oder andere gesetzlich zugelassene Nachweise erforderlich sein.
Voraussetzungen für eine steuerfreie Ausfuhrlieferung
Eine Lieferung in ein Land außerhalb der Europäischen Union kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Ausfuhrlieferung umsatzsteuerfrei sein. Dafür muss die Ware tatsächlich in das Drittlandsgebiet gelangen und der Exporteur die erforderlichen Nachweise führen. Die Ausstellung einer Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer allein begründet die Steuerbefreiung nicht. Vor der Abrechnung sollte deshalb geprüft werden, ob der konkrete Geschäftsvorgang die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt.
Ausgangsvermerk bei elektronischer Ausfuhranmeldung
Wird die Ausfuhr elektronisch angemeldet, dient der von der Zollverwaltung bereitgestellte Ausgangsvermerk in der Regel als zentraler Beleg dafür, dass die Ware das EU-Zollgebiet verlassen hat. Der Exporteur sollte den Ausgangsvermerk nach Abschluss des Ausfuhrverfahrens abrufen und mit der betreffenden Lieferung, Rechnung und Zollanmeldung verknüpfen. Bei fehlendem Ausgangsvermerk muss geprüft werden, ob die Ausfuhr ordnungsgemäß bestätigt wurde oder ein gesetzlich zulässiger alternativer Nachweis in Betracht kommt.
Transport- und Versandbelege als Nachweis
Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung enthält unterschiedliche Nachweisregeln für Beförderungs- und Versendungsfälle. Je nach Fall können geeignete Frachtbriefe, Konnossemente, Einlieferungsbelege oder Bescheinigungen des beauftragten Spediteurs relevant sein. Die Belege müssen die Lieferung und den tatsächlichen Weg der Ware ins Drittlandsgebiet nachvollziehbar dokumentieren. Welche Ersatznachweise zulässig sind, richtet sich nach dem konkreten Sachverhalt und den gesetzlichen Vorschriften.
Buchmäßige Nachweise und Aufbewahrung
Zusätzlich zu den Belegen sind die erforderlichen buchmäßigen Angaben ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Verknüpfen Sie die Rechnung mit der Bestellung, dem Versandauftrag, den Transportdaten, der Ausfuhranmeldung und dem Ausgangsvermerk. Bewahren Sie diese Unterlagen nach den jeweils geltenden steuer- und handelsrechtlichen Fristen auf. Wenn der Käufer oder ein von ihm beauftragter Transporteur die Ware ausführt, müssen die Nachweise besonders sorgfältig auf die gesetzlichen Voraussetzungen abgestimmt werden.
Was tun, wenn der Ausgangsvermerk fehlt?
Prüfen Sie zunächst den Status der MRN und kontaktieren Sie bei Bedarf den Zollvertreter oder die zuständige Zollstelle. Sammeln Sie Transportbelege und weitere Dokumente, die den tatsächlichen Ausgang der Ware belegen können. Verwenden Sie alternative Nachweise nur, wenn sie nach den geltenden Vorschriften zulässig sind. Die maßgeblichen Regelungen finden sich in §§ 8 bis 10 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__8.html, https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__9.html und https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__10.html.