Quels documents préparer pour une première exportation ?
Mis à jour: 2026-10-20
Réponse courte
Pour une première exportation, préparez généralement une facture commerciale, une liste de colisage et les documents de transport. Pour les exportations hors de l’Union européenne, une déclaration en douane et un numéro EORI sont habituellement nécessaires. Selon le produit et le pays de destination, vous devrez également fournir un certificat d’origine, une licence d’exportation ou des certificats sanitaires ou techniques.
La facture commerciale et la liste de colisage
La facture commerciale décrit la transaction entre l'exportateur et l'acheteur. Elle indique notamment l'identité des parties, le numéro et la date de facture, la description des marchandises, les quantités, les prix unitaires, la valeur totale, la devise et les conditions de vente. La liste de colisage détaille les colis, leur contenu, le nombre de cartons ou palettes, les dimensions et les poids nets et bruts. Les informations doivent être cohérentes entre les deux documents.
Les documents de transport et la déclaration douanière
Le transporteur ou le commissionnaire de transport établit le document correspondant au mode d'expédition, par exemple une lettre de transport aérien ou un connaissement maritime. Pour une exportation hors de l'Union européenne, les marchandises doivent généralement faire l'objet d'une déclaration d'exportation. L'entreprise exportatrice doit disposer d'un numéro EORI pour les formalités douanières concernées. Selon l'organisation du transport, un représentant en douane peut préparer ou déposer la déclaration pour le compte de l'entreprise.
Les certificats et autorisations spécifiques
Un certificat d'origine peut être demandé par l'acheteur ou les autorités du pays de destination. Selon les marchandises, il peut aussi être nécessaire de présenter un certificat sanitaire ou phytosanitaire, une attestation de conformité, une licence d'exportation ou un document technique. Ces exigences dépendent du produit, de sa destination et des règles applicables. Vérifiez les documents exigés avant la fabrication finale ou l'expédition afin d'éviter les retards.
Contrôler le dossier avant l'expédition
Comparez les noms des parties, les descriptions des produits, les quantités, les valeurs, les codes douaniers et le pays d'origine sur l'ensemble du dossier. Vérifiez les exigences documentaires de l'importateur et conservez les preuves de déclaration et de sortie de l'Union européenne lorsqu'elles sont pertinentes. Pour une première opération, demandez au transporteur ou au représentant en douane de confirmer par écrit les documents à fournir et les formalités restant à accomplir. Consultez https://www.douane.gouv.fr/fiche/limport-ou-lexport-une-obligation-declarer-sa-marchandise et https://www.trade.gov/common-export-documents.