Cách tránh phí lưu kho và phí chậm trễ tại cảng?

Phân biệt các loại phí phát sinh tại cảng

Phí lưu kho hoặc lưu bãi thường phát sinh khi hàng hóa nằm tại kho hoặc cảng vượt quá thời gian miễn phí được áp dụng. Phí lưu container tại cảng và phí giữ container ngoài cảng có thể được tính theo các điều kiện khác nhau. Tên gọi, cách tính và thời gian miễn phí phụ thuộc vào hãng tàu, cảng, đơn vị khai thác và hợp đồng vận tải. Vì vậy, cần yêu cầu bảng phí và thời hạn áp dụng bằng văn bản trước khi hàng đến.

Chuẩn bị chứng từ và thông quan trước khi hàng đến

Kiểm tra hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ nếu cần và các giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành. Đảm bảo thông tin giữa các chứng từ thống nhất và hoàn thành các bước khai báo hải quan có thể thực hiện trước khi hàng đến. Nếu sản phẩm cần kiểm tra hoặc phê duyệt từ cơ quan chuyên ngành, hãy xác nhận yêu cầu và thời gian xử lý trước khi vận chuyển.

Theo dõi lịch tàu và thông báo hàng đến

Yêu cầu hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận cập nhật lịch tàu, thời gian dự kiến đến cảng và thông báo hàng đến. Lịch vận chuyển có thể thay đổi, vì vậy cần kiểm tra thường xuyên thay vì chỉ dựa vào ngày dự kiến ban đầu. Khi nhận được thông báo, xác nhận ngay các khoản phí, thủ tục lấy lệnh giao hàng, yêu cầu thanh toán và hồ sơ cần bổ sung.

Sắp xếp xe, kho và kế hoạch nhận hàng

Phối hợp với đơn vị vận tải nội địa, kho nhận hàng và mối liên hệ tại cảng để bố trí phương tiện trong thời gian miễn phí. Kiểm tra xem kho có đủ sức chứa và có thể nhận hàng đúng lịch hay không. Với container, cần đặc biệt theo dõi thời hạn trả container rỗng và điều kiện của hãng tàu, bởi việc trả muộn có thể dẫn đến phí bổ sung.

Đàm phán và kiểm soát chi phí phát sinh

Trước khi đặt chỗ vận tải, hãy hỏi rõ số ngày miễn phí, cách tính phí sau thời hạn đó, các khoản phụ phí và điều kiện gia hạn nếu có. Yêu cầu xác nhận bằng văn bản thay vì chỉ dựa vào trao đổi miệng. Nếu phát sinh chậm trễ, liên hệ ngay với hãng tàu, cảng, đơn vị giao nhận và cơ quan liên quan để xác định nguyên nhân và phương án xử lý. Lưu lại các thông báo, chứng từ thanh toán và trao đổi để đối chiếu hóa đơn nếu cần.

Lập quy trình quản lý lô hàng cho những lần nhập khẩu tiếp theo

Sau mỗi lô hàng, ghi nhận nguyên nhân phát sinh phí, thời gian thông quan, thời gian lấy hàng và các khoản ngoài dự kiến. Dùng dữ liệu này để điều chỉnh lịch đặt chỗ, thời điểm chuẩn bị chứng từ và kế hoạch vận tải nội địa. Có thể tham khảo các quy tắc phân bổ trách nhiệm giao hàng trong Incoterms tại https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/, đồng thời xác nhận biểu phí thực tế trực tiếp với cảng và hãng tàu.