Cách yêu cầu mẫu sản phẩm trước khi đặt đơn hàng lớn?

Chuẩn bị yêu cầu mẫu rõ ràng

Trong yêu cầu gửi nhà cung cấp, hãy nêu tên sản phẩm, mã hàng, kích thước, vật liệu, màu sắc, thông số kỹ thuật và số lượng mẫu cần nhận. Nếu sản phẩm được sản xuất theo thiết kế riêng, hãy gửi bản vẽ hoặc tài liệu kỹ thuật đã được phê duyệt. Mô tả mục đích kiểm tra để nhà cung cấp biết bạn cần đánh giá hình thức, khả năng vận hành, độ bền hay mức độ phù hợp với tiêu chuẩn cụ thể.

Thỏa thuận chi phí và thời gian giao mẫu

Hỏi rõ giá mẫu, phí vận chuyển quốc tế, chi phí đóng gói và thời gian chuẩn bị. Xác nhận bên nào chịu thuế nhập khẩu hoặc các khoản phí phát sinh khi mẫu đến nước nhận. Nếu nhà cung cấp cho phép khấu trừ phí mẫu vào đơn hàng lớn, hãy yêu cầu điều kiện đó được xác nhận bằng văn bản trước khi thanh toán.

Kiểm tra mẫu theo tiêu chí đã thống nhất

Khi nhận mẫu, hãy kiểm tra kích thước, vật liệu, màu sắc, chức năng, độ hoàn thiện và các yêu cầu kỹ thuật có liên quan. Với sản phẩm công nghiệp hoặc sản phẩm cần chứng nhận, có thể cần thử nghiệm trong điều kiện sử dụng thực tế hoặc kiểm tra bởi đơn vị độc lập. Ghi lại kết quả và gửi phản hồi cụ thể cho nhà cung cấp nếu cần điều chỉnh.

Phê duyệt mẫu trước khi sản xuất hàng loạt

Chỉ phê duyệt sản xuất sau khi mẫu đáp ứng các tiêu chí đã thống nhất. Lưu lại mẫu chuẩn, hình ảnh, báo cáo kiểm tra và phiên bản thông số kỹ thuật được phê duyệt. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hãy quy định hàng loạt phải phù hợp với mẫu chuẩn và cách xử lý nếu sản phẩm giao thực tế khác với mẫu đã duyệt.