Doanh nghiệp mới cần chuẩn bị gì để nhập khẩu hàng hóa?

Chuẩn bị hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Trước khi thực hiện hoạt động nhập khẩu, doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin đăng ký kinh doanh và ngành nghề phù hợp với hoạt động dự kiến, đồng thời chuẩn bị các thông tin cần thiết để thực hiện thủ tục hải quan và nghĩa vụ thuế. Tùy loại hàng hóa và mô hình kinh doanh, có thể cần thêm giấy phép hoặc điều kiện chuyên biệt. Doanh nghiệp nên xác định rõ ai sẽ đứng tên nhập khẩu và ai chịu trách nhiệm khai báo hải quan.

Xác định mặt hàng và kiểm tra điều kiện nhập khẩu

Hãy thu thập thông tin về tên hàng, công dụng, thành phần, chất liệu, thông số kỹ thuật và xuất xứ. Dựa trên những thông tin này, xác định mã HS dự kiến và kiểm tra thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, chính sách quản lý hàng hóa, giấy phép và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Một số mặt hàng có thể bị cấm nhập khẩu hoặc chỉ được nhập khi đáp ứng điều kiện nhất định.

Lựa chọn nhà cung cấp và thỏa thuận điều kiện mua hàng

Doanh nghiệp nên xác minh danh tính, địa chỉ, năng lực sản xuất và thông tin liên hệ của nhà cung cấp trước khi thanh toán. Hợp đồng cần nêu rõ thông số kỹ thuật, số lượng, đơn giá, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán và cách xử lý khi hàng hóa không phù hợp. Đồng thời, cần xác định điều kiện giao hàng theo Incoterms để hiểu rõ trách nhiệm về vận chuyển, bảo hiểm, chi phí và rủi ro của mỗi bên.

Chuẩn bị chứng từ và đơn vị logistics

Các chứng từ thường gặp gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và tờ khai hải quan. Tùy trường hợp, có thể cần giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành. Doanh nghiệp mới có thể thuê đại lý hải quan hoặc đơn vị logistics có kinh nghiệm để hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, đặt chỗ vận chuyển và theo dõi quá trình thông quan.

Tính tổng chi phí nhập khẩu trước khi đặt hàng

Ngoài giá mua, hãy dự toán chi phí vận chuyển quốc tế, bảo hiểm nếu có, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, phí khai báo hải quan, phí cảng hoặc sân bay, lưu kho và vận chuyển nội địa. Nên tính chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa để xác định giá vốn thực tế và đánh giá khả năng sinh lời. Các khoản thuế và phí cụ thể phụ thuộc vào mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ và quy định hiện hành.

Kiểm tra lần cuối trước khi hàng được gửi đi

Trước khi xác nhận giao hàng, hãy đối chiếu hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, thông tin vận chuyển và các giấy phép hoặc chứng nhận cần thiết. Xác nhận với đơn vị vận chuyển và đại lý hải quan về thời điểm cung cấp chứng từ cũng như các thủ tục phải hoàn thành trước khi hàng đến Việt Nam. Có thể tham khảo Cổng thông tin Hải quan Việt Nam tại https://www.customs.gov.vn/ và Cổng thông tin một cửa quốc gia tại https://vnsw.gov.vn/ để kiểm tra quy định áp dụng.