Làm gì khi nhà cung cấp giao hàng không đúng thông số kỹ thuật?

Ghi nhận và xác minh sai lệch kỹ thuật

Khi phát hiện hàng hóa không đúng thông số, hãy tạm dừng việc sử dụng hoặc phân phối những sản phẩm có thể bị ảnh hưởng. Chụp ảnh, quay video, ghi lại mã lô, số lượng và đặc điểm sai lệch. So sánh hàng thực tế với hợp đồng, bản vẽ, mẫu chuẩn, bảng thông số và các tài liệu đã được hai bên phê duyệt. Nếu cần, thuê đơn vị kiểm định độc lập để xác định mức độ không phù hợp.

Thông báo chính thức cho nhà cung cấp

Gửi thông báo bằng văn bản, nêu rõ điều khoản hợp đồng liên quan, thông số bị vi phạm, số lượng hàng bị ảnh hưởng và bằng chứng đi kèm. Thực hiện thông báo trong thời hạn khiếu nại đã thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật áp dụng. Yêu cầu nhà cung cấp phản hồi bằng văn bản và đề xuất kế hoạch xử lý có thời hạn cụ thể.

Thỏa thuận phương án khắc phục

Tùy theo mức độ sai lệch và hợp đồng, các phương án có thể gồm sửa chữa, thay thế, giao bù, giảm giá, hoàn tiền hoặc trả lại hàng. Hai bên nên thống nhất bằng văn bản về thời hạn thực hiện, chi phí vận chuyển, kiểm định và các chi phí liên quan. Không nên tự ý tiêu hủy hoặc gửi trả hàng trước khi xác định nghĩa vụ hợp đồng và yêu cầu bảo quản chứng cứ.

Bảo vệ quyền lợi nếu không đạt được thỏa thuận

Nếu nhà cung cấp không hợp tác, hãy lưu giữ hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản kiểm tra và toàn bộ trao đổi liên quan. Xem xét các cơ chế giải quyết tranh chấp đã thỏa thuận, chẳng hạn thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án. Với lô hàng có giá trị lớn hoặc có nguy cơ gây thiệt hại tiếp diễn, nên xin tư vấn pháp lý tại khu vực có thẩm quyền trước khi thực hiện các bước tiếp theo.