Làm sao quy định tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa trong hợp đồng B2B?

Mô tả sản phẩm bằng thông số cụ thể

Hợp đồng B2B nên mô tả hàng hóa bằng các thông số rõ ràng như kích thước, trọng lượng, thành phần vật liệu, màu sắc, hiệu suất, dung sai và yêu cầu về độ bền. Với sản phẩm công nghiệp, có thể đính kèm bản vẽ kỹ thuật, bảng thông số, mã sản phẩm hoặc tiêu chuẩn ngành áp dụng. Tránh sử dụng các cụm từ chung chung như chất lượng cao nếu không có tiêu chí cụ thể để đánh giá.

Sử dụng mẫu chuẩn và tài liệu tham chiếu

Nếu hai bên đã thống nhất một mẫu sản phẩm, hợp đồng nên xác định mẫu đó bằng mã tham chiếu, ngày phê duyệt và cách lưu giữ. Mọi bản vẽ, hình ảnh, bảng thông số hoặc tài liệu kỹ thuật cần được đánh số phiên bản để tránh sử dụng nhầm tài liệu cũ. Nếu có thay đổi về vật liệu hoặc quy trình sản xuất, nhà cung cấp cần được yêu cầu thông báo và nhận chấp thuận bằng văn bản trước khi áp dụng.

Quy định phương pháp kiểm tra và nghiệm thu

Nêu rõ hàng hóa sẽ được kiểm tra tại nhà máy, trước khi giao hàng hay sau khi đến nơi. Hợp đồng có thể quy định phương pháp lấy mẫu, thiết bị đo, tiêu chuẩn thử nghiệm, tỷ lệ lỗi được chấp nhận và đơn vị kiểm định độc lập nếu cần. Cần xác định ai chịu chi phí kiểm tra và thời hạn để bên mua thông báo kết quả nghiệm thu.

Xử lý khi hàng hóa không đạt yêu cầu

Hợp đồng nên quy định biện pháp khắc phục khi hàng hóa không phù hợp, chẳng hạn sửa chữa, thay thế, giao bù, giảm giá hoặc hoàn tiền theo thỏa thuận và luật áp dụng. Cũng cần nêu thời hạn khiếu nại, cách lưu giữ bằng chứng, quy trình kiểm định lại và trách nhiệm đối với chi phí vận chuyển hoặc xử lý hàng lỗi. Các tiêu chí phải được thống nhất trước khi sản xuất để giảm tranh chấp sau giao hàng.