Wie dokumentiert man eine steuerfreie Ausfuhrlieferung?
Aktualisiert: 2026-10-14
Kurze Antwort
Eine steuerfreie Ausfuhrlieferung muss durch geeignete Unterlagen belegen, dass die Ware tatsächlich in ein Drittland ausgeführt wurde und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei einer elektronischen Ausfuhranmeldung ist der Ausgangsvermerk in der Regel ein wesentlicher Nachweis. Zusätzlich müssen die erforderlichen buchmäßigen Angaben und die dazugehörigen Rechnungs- und Versandunterlagen nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Gesetzliche Voraussetzungen der Steuerbefreiung prüfen
Eine Lieferung von Deutschland in ein Land außerhalb der Europäischen Union kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Ausfuhrlieferung von der deutschen Umsatzsteuer befreit sein. Entscheidend ist, dass die Voraussetzungen des Umsatzsteuergesetzes erfüllt sind und der Unternehmer den erforderlichen Ausfuhrnachweis führen kann. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist allein kein ausreichender Beleg dafür, dass die Lieferung steuerfrei behandelt werden darf.
Ausgangsvermerk als Ausfuhrnachweis
Bei einer elektronischen Ausfuhranmeldung dient der Ausgangsvermerk der Zollverwaltung grundsätzlich als Beleg dafür, dass die Ware das EU-Zollgebiet verlassen hat. Ordnen Sie den Ausgangsvermerk der entsprechenden Ausfuhranmeldung, MRN, Handelsrechnung und Lieferung zu. Kontrollieren Sie, ob die Warenbeschreibung und weitere Angaben mit den Geschäftsdokumenten übereinstimmen, und speichern Sie die Bestätigung so, dass sie bei einer späteren Prüfung eindeutig gefunden werden kann.
Transport- und Versandbelege aufbewahren
Abhängig davon, ob die Ware versendet oder vom Lieferer beziehungsweise Abnehmer befördert wird, gelten unterschiedliche Anforderungen an den Ausfuhrnachweis. Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nennt unter anderem geeignete Frachtbriefe, Konnossemente, Einlieferungsbelege oder bestimmte Spediteursbescheinigungen. Ein alternativer Nachweis sollte nur verwendet werden, wenn er nach den gesetzlichen Vorschriften im konkreten Fall zulässig ist. Der tatsächliche Ausgang der Ware muss eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert sein.
Buchmäßigen Nachweis und Rechnungsunterlagen führen
Neben dem Ausfuhrbeleg sind die erforderlichen buchmäßigen Angaben und Geschäftsdaten vollständig zu führen. Dazu gehören die Zuordnung zur Rechnung, der Lieferumfang, der Käufer, der Wert der Lieferung und die relevanten Ausfuhrinformationen. Bewahren Sie die Rechnung, Bestellung, Packliste, Transportbelege, Zollanmeldung, MRN und den Ausgangsvermerk gemeinsam oder über eindeutige Referenzen verknüpft auf. Beachten Sie die jeweils geltenden steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Fehlende oder fehlerhafte Nachweise korrigieren
Wenn der Ausgangsvermerk fehlt oder Angaben nicht übereinstimmen, prüfen Sie zunächst den Status der Zollanmeldung und kontaktieren Sie bei Bedarf den Spediteur oder die zuständige Zollstelle. Sammeln Sie ergänzende Transportbelege und klären Sie, ob ein zulässiger alternativer Ausfuhrnachweis möglich ist. Eine steuerfreie Behandlung sollte nicht allein auf einer mündlichen Bestätigung des Frachtführers oder der Annahme beruhen, dass die Ware das EU-Gebiet verlassen hat.
Offizielle Rechtsgrundlagen und Hinweise
Die Nachweisregeln finden sich insbesondere in §§ 8 bis 10 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Die konkrete Anwendung hängt vom Beförderungsweg, der Art der Lieferung und den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Bei Zweifeln sollten Unternehmen ihre steuerliche Beratung einbeziehen. Die offiziellen Vorschriften sind unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__8.html, https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__9.html und https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__10.html abrufbar.