Comment établir une facture commerciale pour l’exportation ?

Identifier le vendeur et l'acheteur

Indiquez la raison sociale, l'adresse et les coordonnées du vendeur et de l'acheteur. Ajoutez les identifiants d'entreprise ou numéros fiscaux lorsqu'ils sont requis ou pertinents. La facture doit comporter un numéro unique, une date d'émission et, si nécessaire, une référence à la commande ou au contrat correspondant. Vérifiez que les noms et adresses concordent avec les autres documents commerciaux et les informations communiquées au représentant en douane.

Décrire les marchandises et leur valeur

Pour chaque ligne, précisez une description suffisamment détaillée du produit, la référence ou le modèle si nécessaire, la quantité, l'unité de mesure, le prix unitaire et le montant total. Indiquez la devise et les éventuelles réductions ou autres éléments qui doivent apparaître dans la facture. Le code douanier et le pays d'origine doivent être mentionnés lorsque les formalités ou exigences du pays de destination le demandent. Une description précise facilite le classement douanier et réduit les risques de demandes de clarification.

Préciser les conditions commerciales et de livraison

Indiquez les conditions de paiement, l'échéance, la devise de règlement et l'Incoterm convenu avec le lieu nommé et la version applicable. Selon le modèle utilisé et les exigences de destination, précisez les frais de transport, l'assurance, les remises et les autres éléments nécessaires pour expliquer le prix facturé. Vérifiez qui supporte chaque charge afin d'éviter une incohérence entre la facture et le contrat. La liste de colisage reste un document distinct : elle détaille les colis et leurs poids et dimensions.

Vérifier les mentions fiscales et douanières

Pour une exportation depuis la France hors de l'Union européenne, vérifiez le traitement de TVA applicable et les mentions requises sur la facture avec votre service comptable ou votre conseil fiscal. L'exonération de TVA à l'exportation est soumise à des conditions et nécessite de pouvoir justifier la sortie effective des marchandises. Les exigences documentaires peuvent également différer selon le pays de destination et le type de produit.

Contrôler la facture avant de l'envoyer

Comparez la facture avec la commande, la liste de colisage, la déclaration douanière et les instructions du transporteur. Vérifiez les montants, les devises, les descriptions, les quantités et les coordonnées des parties. Conservez la version finale et les éventuelles corrections. Les exigences précises varient selon la destination ; les informations générales sur les documents d'exportation figurent sur https://www.trade.gov/common-export-documents et les informations françaises relatives à la TVA à l'exportation sur https://www.douane.gouv.fr/fiche/tva-lexportation.