Cách lập hóa đơn thương mại cho lô hàng xuất khẩu?

Thông tin người bán và người mua

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) cần ghi tên pháp lý, địa chỉ và thông tin liên hệ của người bán và người mua. Nếu có bên nhận hàng hoặc bên thanh toán khác với người mua, cần thể hiện theo yêu cầu của giao dịch và chứng từ liên quan. Thông tin doanh nghiệp phải thống nhất với hợp đồng mua bán và hồ sơ khai báo hải quan.

Mô tả hàng hóa và số lượng

Mỗi mặt hàng nên được mô tả cụ thể, bao gồm tên sản phẩm, chủng loại hoặc mã sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và tổng giá trị. Với hàng hóa có nhiều mẫu mã hoặc thông số kỹ thuật khác nhau, nên tách thành các dòng để tránh nhầm lẫn. Mô tả trên hóa đơn cần đủ rõ để đối chiếu với hợp đồng, phiếu đóng gói và mã phân loại hải quan.

Giá trị hóa đơn và điều kiện giao hàng

Hóa đơn cần ghi đơn giá, tổng tiền, loại tiền tệ và các khoản chi phí được tính theo thỏa thuận. Điều kiện giao hàng nên được thể hiện rõ theo Incoterms, kèm địa điểm hoặc cảng được chỉ định khi phù hợp. Cần phân biệt giá hàng hóa với cước vận chuyển, bảo hiểm hoặc chi phí khác để các bên hiểu đúng phạm vi giá và tránh khai báo không nhất quán.

Số hóa đơn, ngày phát hành và thông tin bổ sung

Hãy ghi số hóa đơn riêng biệt, ngày phát hành và các thông tin bổ sung theo yêu cầu của giao dịch hoặc thị trường nhập khẩu. Tùy trường hợp, có thể cần thể hiện số hợp đồng, số đơn đặt hàng, nước xuất xứ, mã HS hoặc thông tin đóng gói. Không phải mọi thị trường đều yêu cầu cùng một trường thông tin, vì vậy cần kiểm tra hướng dẫn cụ thể của nhà nhập khẩu và đơn vị khai báo hải quan.

Kiểm tra hóa đơn trước khi phát hành

Trước khi gửi hóa đơn, hãy đối chiếu tên các bên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, loại tiền tệ, điều kiện giao hàng và mô tả hàng hóa với hợp đồng. Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, kiểm tra kỹ các yêu cầu về tên người thụ hưởng, nội dung hóa đơn và thời hạn xuất trình chứng từ. Lưu bản cuối cùng cùng hồ sơ giao dịch để phục vụ đối chiếu và kiểm tra sau này.