Packing List cần có những thông tin gì?

Thông tin người gửi và người nhận

Phiếu đóng gói cần ghi tên và địa chỉ của người xuất khẩu, người nhập khẩu và bên nhận hàng nếu khác với người mua. Có thể bổ sung số đơn hàng, số hợp đồng hoặc số hóa đơn thương mại để liên kết chứng từ với cùng một giao dịch. Các thông tin nhận dạng phải thống nhất với hóa đơn và chứng từ vận tải.

Mô tả hàng hóa và số lượng đóng gói

Liệt kê tên sản phẩm, mã sản phẩm nếu có, số lượng và đơn vị tính. Với lô hàng gồm nhiều loại hàng hoặc nhiều quy cách, nên tách từng loại thành các dòng riêng. Nếu có nhiều thùng hoặc pallet, hãy ghi rõ hàng hóa nào được đóng trong từng kiện để người nhận và đơn vị kiểm tra có thể đối chiếu thuận tiện.

Trọng lượng, kích thước và số kiện

Packing List thường thể hiện tổng số kiện, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight) và kích thước từng kiện hoặc tổng thể tích khi cần. Những dữ liệu này hỗ trợ bố trí vận chuyển, tính cước và kiểm tra hàng hóa. Cần sử dụng đơn vị đo rõ ràng và bảo đảm số liệu phù hợp với cách đóng gói thực tế.

Thông tin bao bì và ký hiệu kiện hàng

Khi phù hợp, ghi loại bao bì như thùng carton, thùng gỗ, bao hoặc pallet, cùng ký hiệu kiện hàng và hướng dẫn xử lý đặc biệt. Đối với hàng dễ vỡ, hàng cần kiểm soát nhiệt độ hoặc hàng nguy hiểm, phải tuân thủ quy định vận chuyển và thể hiện thông tin bắt buộc theo yêu cầu áp dụng. Không nên ghi các thông tin an toàn nếu chúng chưa được xác minh.

Đối chiếu Packing List với các chứng từ khác

Trước khi gửi chứng từ, hãy đối chiếu số lượng hàng, số kiện, trọng lượng và mô tả sản phẩm với hóa đơn thương mại, hợp đồng và chứng từ vận tải. Packing List chủ yếu mô tả việc đóng gói, không thay thế hóa đơn thương mại hoặc tờ khai hải quan. Nếu phát hiện sai lệch, cần sửa và xác nhận bản cuối cùng trước khi hàng được giao cho đơn vị vận chuyển.