Cần kiểm tra gì trước khi đặt mua hàng nhập khẩu số lượng lớn?

Xác minh nhà cung cấp trước khi đặt hàng

Kiểm tra tên pháp lý, địa chỉ, thông tin đăng ký doanh nghiệp, năng lực sản xuất hoặc nguồn cung và lịch sử giao dịch của nhà cung cấp. Xác minh người ký hợp đồng có thẩm quyền đại diện doanh nghiệp hay không. Với đơn hàng có giá trị lớn, nên kiểm tra độc lập thông tin liên hệ và tài khoản ngân hàng, đồng thời thận trọng nếu nhà cung cấp thay đổi tài khoản thanh toán đột ngột hoặc gây áp lực yêu cầu chuyển tiền gấp.

Kiểm tra mẫu và thống nhất tiêu chuẩn chất lượng

Yêu cầu mẫu sản phẩm hoặc mẫu sản xuất thử trước khi xác nhận đơn hàng lớn. Ghi rõ trong hợp đồng các thông số kỹ thuật, vật liệu, kích thước, màu sắc, dung sai, bao bì, nhãn mác, tiêu chuẩn kiểm tra và tỷ lệ lỗi chấp nhận được nếu phù hợp với sản phẩm. Mẫu đã được hai bên phê duyệt nên được dùng làm căn cứ đối chiếu khi sản xuất và kiểm tra hàng loạt.

Kiểm tra yêu cầu nhập khẩu và chứng từ

Xác định mã HS dự kiến và kiểm tra thuế, giấy phép, chứng nhận hợp chuẩn hoặc các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành tại nước nhập khẩu. Xác nhận nhà cung cấp có thể cung cấp hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ xuất xứ và các tài liệu kỹ thuật cần thiết. Nếu sản phẩm thuộc diện quản lý đặc biệt, hãy hoàn tất việc xác minh yêu cầu trước khi sản xuất hoặc gửi hàng.

Tính tổng chi phí và lựa chọn điều kiện giao hàng

Không chỉ so sánh đơn giá của nhà cung cấp. Hãy tính tổng chi phí dự kiến gồm giá hàng, bao bì, vận chuyển nội địa, cước quốc tế, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, thuế liên quan, phí cảng, thông quan, kiểm tra và giao hàng đến địa điểm cuối cùng. Thống nhất điều kiện Incoterms và địa điểm giao hàng cụ thể để xác định rõ trách nhiệm về chi phí, vận chuyển và rủi ro giữa các bên.

Thỏa thuận thanh toán, tiến độ và kiểm tra trước khi giao

Hợp đồng nên quy định số lượng, lịch sản xuất, ngày giao hàng, điều kiện thanh toán, cách xử lý hàng lỗi, trách nhiệm bảo hành và biện pháp giải quyết tranh chấp. Với đơn hàng lớn, hãy cân nhắc kiểm tra trong quá trình sản xuất hoặc kiểm tra trước khi giao bởi đơn vị độc lập. Chỉ phê duyệt giao hàng khi kết quả kiểm tra đáp ứng tiêu chí đã thống nhất và bộ chứng từ cần thiết đã sẵn sàng.