Xuất khẩu hàng hóa qua đường biển cần những chứng từ nào?

Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói

Hóa đơn thương mại thể hiện giá trị giao dịch, thông tin người bán và người mua, mô tả hàng hóa, số lượng và điều kiện giao hàng. Phiếu đóng gói cho biết số kiện, cách đóng gói, trọng lượng và kích thước khi cần. Hai chứng từ phải thống nhất với hợp đồng và dữ liệu khai báo hải quan.

Tờ khai hải quan xuất khẩu

Tờ khai hải quan xuất khẩu được lập theo quy định tại nước xuất khẩu. Doanh nghiệp cần cung cấp đúng mã HS, mô tả hàng hóa, số lượng, trị giá và các thông tin liên quan. Nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt, cần hoàn thành thủ tục cấp phép hoặc kiểm tra chuyên ngành trước khi xuất khẩu theo quy định.

Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển (Bill of Lading hoặc B/L) do hãng tàu hoặc đơn vị được ủy quyền phát hành theo quy trình vận chuyển. Chứng từ này ghi nhận các thông tin quan trọng như người gửi hàng, người nhận hàng, cảng xếp, cảng dỡ và mô tả lô hàng. Tùy loại vận đơn và cách phát hành, nó có thể có vai trò khác nhau trong việc nhận hàng và kiểm soát chứng từ. Doanh nghiệp nên xác nhận trước với người mua và ngân hàng nếu giao dịch có yêu cầu đặc biệt.

Giấy chứng nhận xuất xứ và chứng từ chuyên ngành

Giấy chứng nhận xuất xứ có thể cần để đáp ứng yêu cầu nhập khẩu hoặc xin ưu đãi thuế quan. Một số sản phẩm còn cần chứng từ kiểm dịch, chứng nhận an toàn thực phẩm, chứng nhận chất lượng hoặc giấy phép riêng. Những yêu cầu này phụ thuộc vào loại hàng và quốc gia đến, vì vậy cần xác minh trước khi đóng gói và đặt chỗ tàu.

Kiểm tra chứng từ trước khi tàu khởi hành

Trước khi xác nhận bộ chứng từ cuối cùng, hãy đối chiếu tên các bên, mô tả hàng hóa, số lượng, số kiện, trọng lượng, cảng đi và cảng đến. Kiểm tra hướng dẫn lập vận đơn của hãng tàu, thời hạn gửi thông tin và yêu cầu chứng từ của người mua. Nếu thanh toán bằng thư tín dụng, mọi chứng từ cần phù hợp với các điều khoản liên quan để giảm nguy cơ bị ngân hàng từ chối.